भारत में स्कूल प्रबंधन के लिए AI टूल जो हाज़िरी, टाइमटेबल और फ़ीस संभालते हैं

प्रकाशित 2026-11-03, अपडेट 2026-11-03, 23 मिनट पढ़ें

स्कूल सिर्फ लेसन प्लान से नहीं चलता। वह हर सुबह ली जाने वाली हाज़िरी से, बिना टकराव वाले टाइमटेबल से, समय पर वसूली जाने वाली फ़ीस से, पैरेंट तक पहुँचते होमवर्क से, और बिना हफ़्तों के हाथ के काम के निकलते रिपोर्ट कार्ड से चलता है। भारत के छोटे या मध्यम स्कूल के लिए सवाल शायद ही कभी यह होता है कि सॉफ़्टवेयर है या नहीं। सवाल यह होता है कि असल में मुफ्त क्या है, किसे चलाने के लिए तकनीशियन चाहिए, और कौन सा टूल उस समय चार्ज करना शुरू कर देगा जब पैरेंट और शिक्षक उस पर निर्भर हो जाएँगे।

भारत के लिए सीधा जवाब यह है: अगर आपको बिना महीने के खर्च के एक पूरा स्कूल ERP चाहिए तो OROO Campus Free से शुरू करें, क्योंकि इसका Campus Free प्लान 10,000 छात्रों तक 0 रुपये प्रति महीने बताया गया है। पढ़ाने के काम के लिए Teachmint मुफ्त रखें, क्योंकि इसका टीचर ऐप मुफ्त है जबकि इसका पूरा स्कूल ERP पेड प्रोडक्ट है जिसकी कीमत स्कूल के हिसाब से बताई जाती है। Fedena Open Source तभी इस्तेमाल करें जब आपके स्कूल में कोई ऐसा व्यक्ति हो जो सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल और संभाल सके, क्योंकि यह डाउनलोड के लिए मुफ्त है लेकिन इसे कम्युनिटी संभालती है, कोई वेंडर टीम नहीं। अगर पैरेंट को WhatsApp मैसेज सबसे ज़्यादा मायने रखता है तो EdProSys मुफ्त शुरुआत के साथ आज़माएँ, क्योंकि यह भारतीय स्कूलों के लिए WhatsApp-फ़र्स्ट बनाया गया है। बड़े स्कूल के लिए कोटेशन वाले पेड विकल्प के तौर पर ही LEAD School ERP पर विचार करें, और अगर आपकी सबसे बड़ी परेशानी टाइमटेबल ही है तो GegoK12 इस्तेमाल करें, क्योंकि इसका ऑटोमैटिक टाइमटेबल जनरेटर मुफ्त और ओपन सोर्स है।

यह लेख भारत को ध्यान में रखकर लिखा गया है: CBSE, ICSE, और स्टेट बोर्ड स्कूल, प्राइवेट स्कूल और कोचिंग संस्थान, पैरेंट से हिंदी और अंग्रेज़ी में बातचीत, सामान्य फ़ोन और लैपटॉप, UPI और ऑनलाइन फ़ीस भुगतान, और यह मानकर नहीं लिखा गया है कि आपके पास IT विभाग, अमेरिका का स्कूल अकाउंट, या बड़ा सालाना सॉफ़्टवेयर बजट है। इसमें एक चेतावनी भी है जो इस सीरीज़ के किसी भी दूसरे समूह से ज़्यादा स्कूलों के लिए मायने रखती है: स्कूल ERP में बच्चों के नाम, हाज़िरी, फ़ीस, और अंक होते हैं। मुफ्त अकाउंट उस ज़िम्मेदारी को तय नहीं करता। सिर्फ वही टूल छात्र रिकॉर्ड रखे जिसे आपके स्कूल ने डेटा एक्सेस, एक्सपोर्ट, और बैकअप के लिए जाँच लिया हो, और किसी भी छात्र का काम या निजी जानकारी कभी मुफ्त चैटबॉट में पेस्ट नहीं करनी चाहिए। क्लासरूम तैयारी के टूल के लिए हमारे भारत में शिक्षकों के लिए AI टूल और भारत में स्टडी नोट्स के लिए AI टूल वाले गाइड देखें।

संक्षिप्त उत्तर, एक टेबल में

OROO Campus: आज़माने के लिए पहला पूरा मुफ्त ERP

OROO Campus खुद को स्कूलों और कोचिंग संस्थानों के लिए मुफ्त स्कूल ERP बताता है, और इस सूची में मुफ्त शुरुआत का सबसे मज़बूत विकल्प इसलिए है क्योंकि यह रोज़ के पूरे काम को एक जगह संभालता है। इसके मॉड्यूल में छात्र प्रबंधन, पढ़ाई, क्लास, सेक्शन, विषय, होमवर्क, टाइमटेबल, हाज़िरी, परीक्षा, अंक, वेरिफ़िकेशन, प्रकाशन, रिपोर्ट कार्ड, फ़ीस स्ट्रक्चर, इनवॉइस, भुगतान, रसीद, छूट, और रियायत, साथ में पैरेंट और स्टाफ़ से बातचीत शामिल है। इसका रजिस्ट्रेशन पेज Campus Free प्लान 10,000 छात्रों तक 0 रुपये प्रति महीने बताता है, जो ज़्यादातर अकेले स्कूलों की ज़रूरत से कहीं ज़्यादा है, इसलिए छात्रों की संख्या वाली सीमा शायद ही आपको रोकेगी।

OROO प्रशासन से आगे AI फीचर भी देता है। इसके प्लेटफ़ॉर्म में छात्रों के लिए AI सर्च टूल, AI स्टडी साथी जो पढ़ाई की सामग्री को नोट्स, फ़्लैशकार्ड, क्विज़, चैट, और ऑडियो में बदलता है, और कक्षा 6 से 12 के छात्रों के लिए AI कोडिंग माहौल बताया गया है। वे सीखने के टूल हैं, प्रबंधन के टूल नहीं, इसलिए उन्हें अलग से जाँचें: ERP वाला सवाल यह है कि क्या शिक्षकों के लिए हाज़िरी, टाइमटेबल, फ़ीस, और होमवर्क आसानी से चलते हैं, और सीखने वाला सवाल यह है कि क्या छात्र AI स्टडी टूल सच में इस्तेमाल करते हैं। फीचर की लंबी सूची को फ़ैसला न करने दें। पहले इस पर एक असली हफ़्ता चलाएँ: एक क्लास की फ़ोन से हाज़िरी, एक फ़ीस वसूली चक्र, और पैरेंट तक होमवर्क का एक दौर, और फिर फ़ैसला करें।

बदलने से पहले जाँचने वाली ईमानदार सीमाएँ वे हैं जो OROO हेडलाइन में नहीं बताता। इतना बड़ा मुफ्त प्लान आमतौर पर कहीं न कहीं पेड ऐड-ऑन, ऊँचे सपोर्ट टियर, या इस्तेमाल के हिसाब से चार्ज रखता है, जैसे मैसेजिंग वॉल्यूम या पेमेंट प्रोसेसिंग के लिए, इसलिए लिखित में पूछें कि Campus Free में क्या शामिल है और किसका अलग से चार्ज लगता है। डेटा एक्सपोर्ट भी जाँचें: अगर आप कभी छोड़ते हैं, तो क्या छात्र रिकॉर्ड, फ़ीस हिस्ट्री, और रिपोर्ट कार्ड किसी काम के फ़ॉर्मेट में बाहर निकाल सकते हैं? एक मुफ्त ERP जो आपका डेटा अंदर बंद कर देता है, लंबे समय में मुफ्त नहीं है। और पैरेंट या स्टाफ़ को कोई डेडलाइन देने से पहले आधिकारिक कीमत और मदद वाले पेज फिर से जाँच लें, क्योंकि मुफ्त प्लान और उनकी सीमाएँ बदलती रहती हैं।

Teachmint: पढ़ाने के लिए मुफ्त, पूरे ERP के लिए पेड

Teachmint इस सूची का सबसे ज़्यादा जाना-पहचाना नाम है, और सबसे ज़्यादा गलत समझा जाने वाला भी, क्योंकि “Teachmint मुफ्त है” और “Teachmint ERP मुफ्त है” दो अलग दावे हैं, और उनमें से सिर्फ पहला सच है। इसका बुनियादी टीचिंग ऐप मुफ्त रहा है, जबकि इसका पूरा स्कूल ERP टियर वाले प्लान पर स्कूल के हिसाब से बेचा जाता है, जिनकी कीमतें पूरी तरह प्रकाशित नहीं हैं। यह फ़र्क़ मायने रखता है: शिक्षक बिना स्कूल के कुछ खरीदे मुफ्त ऐप पर क्लास चला सकता है, लेकिन जिस समय स्कूल को केंद्रीकृत हाज़िरी, फ़ीस, ट्रांसपोर्ट, हॉस्टल, या एडवांस रिपोर्ट चाहिए, वह पेड प्लान की बातचीत कर रहा होता है।

कीमत को चलाने वाली बातें, Teachmint की कीमत पर नज़र रखने वाले गाइड के अनुसार, छात्रों की संख्या, प्लान टियर और उसमें शामिल मॉड्यूल, कोई हार्डवेयर या स्मार्ट-क्लासरूम ऐड-ऑन, और मैसेजिंग और पेमेंट-गेटवे का इस्तेमाल हैं। वे खर्च जिन्हें स्कूल सबसे ज़्यादा चूकते हैं, वे हेडलाइन कीमत में नहीं दिखते: क्या ट्रांसपोर्ट, हॉस्टल, या एडवांस रिपोर्ट ऊँचे टियर में हैं, क्या पैरेंट को SMS या WhatsApp मैसेज असीमित हैं या क्रेडिट पर आधारित हैं, और पेमेंट गेटवे की दर क्या है और मार्जिन कौन रखता है। इनमें से कोई भी बात Teachmint से बचने की वजह नहीं है। वे वजह हैं कि साइन करने से पहले एक लिखित कोटेशन लिया जाए जिसमें प्रति-छात्र कीमत, शामिल मॉड्यूल, मैसेजिंग खर्च, गेटवे दरें, और कॉन्ट्रैक्ट की अवधि, लाइन दर लाइन, लिखी हो।

Teachmint मुफ्त वहाँ इस्तेमाल करें जहाँ यह सच में मुफ्त है: शिक्षक की अगुवाई वाली क्लास, कंटेंट, और क्लासरूम काम, जो हमारे भारत में शिक्षकों के लिए AI टूल वाले गाइड के तैयारी टूल के साथ स्वाभाविक रूप से जुड़ता है। इसका ERP तभी इस्तेमाल करें जब ऊपर वाला कोटेशन टेस्ट पास हो जाए। और डेमो को कभी फ़ैसला न करने दें: डेमो साफ़ डेटा इस्तेमाल करता है, जबकि आपके स्कूल में देर से एडमिशन, साल के बीच सेक्शन बदलाव, फ़ीस रियायत, और नकद भुगतान करने वाले पैरेंट होते हैं जिन्हें बाद में रसीद चाहिए। पैसे देने से पहले उन चारों मामलों को टेस्ट करें।

Fedena Open Source: मुफ्त, लेकिन IT टीम आप ही हैं

Fedena Open Source उस स्कूल के लिए ईमानदार मुफ्त विकल्प है जिसके पास तकनीकी मदद है। Fedena के दो वर्शन हैं: Fedena Open Source, कम्युनिटी वर्शन जो Apache लाइसेंस के तहत मुफ्त डाउनलोड के लिए उपलब्ध है, और Fedena Pro, एक अलग, पेड प्रोडक्ट जो उसी फ्रेमवर्क पर बना है और जिसमें 30 से ज़्यादा अतिरिक्त प्लगइन हैं। ओपन-सोर्स वर्शन स्कूल प्रबंधन का मूल संभालता है: कोर्स और बैच, मानव संसाधन, छात्र हाज़िरी, टाइमटेबल, परीक्षा, कई डैशबोर्ड, छात्र एडमिशन, न्यूज़ प्रबंधन, यूज़र प्रबंधन, अकादमिक कैलेंडर, वित्त, छात्र जानकारी, इवेंट प्रबंधन, और कर्मचारी, शिक्षक, छात्र, और पैरेंट के लिए अलग लॉगिन, साथ में टिप्पणी और बैच सारांश।

पेड Pro प्लगइन में ही फ़र्क़ दिखता है: हॉस्टल, ऑनलाइन परीक्षा, लाइब्रेरी, पोल, ट्रांसपोर्टेशन, असाइनमेंट, प्लेसमेंट, गैलरी, टास्क, चर्चा, इंस्टेंट फ़ीस, डेटा प्रबंधन, इन्वेंट्री, ऑनलाइन रजिस्ट्रेशन, और Moodle इंटीग्रेशन पेड प्लगइन बताए गए हैं, मुफ्त वर्शन का हिस्सा नहीं। इसलिए एक छोटा स्कूल जिसे हाज़िरी, टाइमटेबल, परीक्षा, और बुनियादी वित्त चाहिए, वह सच में मुफ्त वर्शन पर चल सकता है, जबकि जिस स्कूल को ट्रांसपोर्ट, हॉस्टल, या ऑनलाइन परीक्षा चाहिए, वह जल्दी ही पेड दीवार से टकराएगा। उस दीवार के लिए पहले से योजना बनाएँ, जब आप अपना साल Fedena के आसपास बना चुके हों तब नहीं।

एक ताज़गी वाली चेतावनी भी है जिसे आपको नज़रअंदाज़ नहीं करना चाहिए। मुफ्त वर्शन का सबसे साफ़ आधिकारिक बयान Fedena के अपने सपोर्ट पेज से आता है, और वह बयान 2015 का है। तब से प्रोडक्ट, उसकी डाउनलोड साइट, और उसकी कम्युनिटी बदल चुके हैं, और स्रोत मुफ्त प्रोजेक्ट की मौजूदा स्थिति पर पूरी तरह सहमत नहीं हैं। इससे Fedena खराब विकल्प नहीं बन जाता, लेकिन इसका मतलब यह है कि इस पर स्कूल का साल डालने से पहले मौजूदा डाउनलोड, मौजूदा वर्शन, और यह कि क्या कम्युनिटी के सवालों का अब भी कोई जवाब देता है, यह सत्यापित करना ही होगा। अगर आपको मौजूदा, काम करता डाउनलोड और ज़िंदा कम्युनिटी नहीं मिलती, तो Fedena को निर्भर रहने वाले प्लेटफ़ॉर्म की तरह नहीं, बल्कि जाँचने वाले प्रोजेक्ट की तरह देखें। और होस्टिंग और बैकअप के लिए बजट रखें: “मुफ्त सॉफ़्टवेयर” को भी सर्वर, अपडेट, और कोई ऐसा व्यक्ति चाहिए जो टूटने पर उसे वापस लाए।

EdProSys: भारतीय स्कूलों के लिए WhatsApp-फ़र्स्ट बनाया गया

EdProSys इस सूची का सबसे भारत-विशिष्ट टूल है, और यह इसके डिज़ाइन में दिखता है: यह खुद को भारतीय स्कूलों के लिए बनाया गया, WhatsApp-फ़र्स्ट, मोबाइल-फ़र्स्ट, और AI से चलने वाला बताता है, जिसमें मुफ्त शुरुआत, बिना क्रेडिट कार्ड, और पाँच मिनट में सेटअप है। इसका हेडलाइन फीचर WhatsApp पैरेंट बॉट है जो पैरेंट को WhatsApp पर ऑटोमैटिक हाज़िरी अलर्ट, फ़ीस रिमाइंडर, और होमवर्क अपडेट भेजता है, बिना हाथ के काम के। कई भारतीय स्कूलों के लिए वह एक फीचर दर्जनों डैशबोर्ड विजेट से ज़्यादा कीमती है, क्योंकि पैरेंट WhatsApp पढ़ते हैं और स्कूल ऐप और ईमेल को नज़रअंदाज़ कर देते हैं।

EdProSys CBSE, स्टेट बोर्ड, और ICSE के K-12 स्कूलों, DISE और UDISE रिपोर्टिंग के लिए तैयार सरकारी स्कूलों, बैच प्रबंधन और टेस्ट स्कोर वाले कोचिंग सेंटर, और कक्षा 11 और 12 के जूनियर कॉलेज के लिए सपोर्ट बताता है। यह WhatsApp बॉट के साथ AI रिपोर्ट कार्ड और ऑटोमैटिक हाज़िरी भी बताता है। यह संयोजन उस स्कूल के लिए सही है जिसकी असली समस्या पैरेंट कम्युनिकेशन और भारतीय बोर्ड अनुपालन है, न कि उस स्कूल के लिए जिसे मुख्य रूप से टाइमटेबल इंजन या वित्त सूट चाहिए।

ध्यान देने वाली सीमा वह है जिसे EdProSys प्रकाशित नहीं करता: मुफ्त शुरुआत के बाद क्या होता है। इसकी साइट मुफ्त शुरुआत बताती है, लेकिन आगे की पूरी कीमत सूची प्रकाशित नहीं करती, इसलिए ईमानदार बयान यह है कि मुफ्त शुरुआत के बाद की कीमत कोटेशन पर आधारित है और बड़े पैमाने पर बढ़ने से पहले पुष्टि करनी होगी। प्रतिबद्ध होने से पहले असली पैरेंट के साथ WhatsApp फ़्लो टेस्ट करें, क्योंकि WhatsApp डिलीवरी सिर्फ सॉफ़्टवेयर पर नहीं, बल्कि टेम्पलेट, ऑप्ट-इन, और मैसेज नियमों पर निर्भर करती है। जाँचें कि क्या हाज़िरी अलर्ट, फ़ीस रिमाइंडर, और होमवर्क अपडेट सब पैरेंट के सामान्य फ़ोन पर, हिंदी या अंग्रेज़ी में जैसा आपके पैरेंट पसंद करते हैं, काम करते हैं, और साल के बीच पैरेंट का नंबर बदलने पर क्या होता है। अगर वे तीनों फ़्लो काम करते हैं, तो EdProSys अपनी जगह कमाता है; अगर नहीं, तो कोई डैशबोर्ड उसे नहीं बचा पाएगा।

LEAD School ERP: बड़ा पेड विकल्प, अपने कोटेशन पर जाँचा जाए

LEAD School ERP इस सूची का बड़े पैमाने वाला विकल्प है। इसके अपने पेज इसे एक क्लाउड-आधारित, ऑल-इन-वन स्कूल प्रबंधन सिस्टम बताते हैं जो एक डैशबोर्ड से हाज़िरी, फ़ीस, स्टाफ़, कम्युनिकेशन, और रिपोर्टिंग संभालता है, जिसमें रोल-आधारित एक्सेस, एन्क्रिप्टेड स्टोरेज, और कहीं से भी रिमोट एक्सेस है। LEAD बताता है कि इसका ERP भारत के 400 से ज़्यादा शहरों में 8,500 से ज़्यादा स्कूलों और 38 लाख छात्रों द्वारा इस्तेमाल किया जाता है। वे वेंडर की अपनी साइट के खुद बताए हुए आँकड़े हैं, स्वतंत्र रूप से ऑडिट किए हुए नंबर नहीं, इसलिए उन्हें बड़े पैमाने का संकेत मानें, इस बात का सबूत नहीं कि यह आपके स्कूल के लिए सही है।

इस लेख को LEAD ERP का कोई सार्वजनिक मुफ्त टियर सत्यापित नहीं मिला, और इसकी कीमत कोटेशन पर आधारित है: वेंडर के अपने पेज कहते हैं कि स्कूल प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की लागत स्कूल की ज़रूरतों और ज़रूरी फीचर पर निर्भर करती है, और हर प्रोवाइडर की कीमत संरचना अलग होती है। एंटरप्राइज़ स्कूल सॉफ़्टवेयर के लिए यह सामान्य है, लेकिन इसका मतलब है कि LEAD की तुलना सिर्फ उसकी वेबसाइट से कीमत पर नहीं की जा सकती। अगर आप बड़ा स्कूल या स्कूल समूह हैं, तो LEAD का कोटेशन लेने लायक है, और कोटेशन को Teachmint वाले तरीके से ही टेस्ट करना चाहिए: प्रति-छात्र कीमत, शामिल मॉड्यूल, मैसेजिंग खर्च, गेटवे दरें, डेटा एक्सपोर्ट, और कॉन्ट्रैक्ट अवधि, सब लिखित में। अगर आप मुफ्त शुरुआत खोजता अकेला छोटा स्कूल हैं, तो LEAD पहली कॉल नहीं है; OROO Campus Free या EdProSys की मुफ्त शुरुआत आपके सवाल का जवाब तेज़ी से और सस्ते में देगी।

एक और ईमानदार बात: LEAD सिर्फ ERP वेंडर नहीं, बल्कि पाठ्यक्रम और पढ़ाने वाली कंपनी भी है, इसलिए इसकी ERP बिक्री बातचीत में सॉफ़्टवेयर के साथ अकादमिक कंटेंट और सेवाएँ भी जुड़ सकती हैं। वह बंडल सच में उपयोगी हो सकता है, या आपकी माँग से ज़्यादा हो सकता है। ERP-ओनली कीमत अलग से माँगें, ताकि आप इसकी तुलना मुफ्त और ओपन-सोर्स विकल्पों से सही तरीके से कर सकें।

GegoK12: जब टाइमटेबल ही असली समस्या है

GegoK12 दूसरों की तुलना में एक सँकरा समस्या हल करता है, और उसे अच्छी तरह हल करता है। यह एक मुफ्त और ओपन-सोर्स स्कूल प्रबंधन सिस्टम है, MIT लाइसेंस के तहत, K-12 स्कूलों के लिए बनाया गया, और इसका ऑटोमैटिक टाइमटेबल जनरेटर उस पूरे प्लेटफ़ॉर्म के अंदर एक मुख्य मॉड्यूल है, कोई अलग शेड्यूलिंग ऐप नहीं। जनरेटर कुछ मिनटों में बिना टकराव वाला टाइमटेबल बनाता है, शिक्षक की उपलब्धता, हर क्लास के लिए प्रति हफ़्ते विषय-पीरियड ज़रूरतें, क्लासरूम और संसाधन आवंटन, और शिक्षक विशेषज्ञता को संतुलित करके, और यह टकराव जाँचता है ताकि एक ही शिक्षक, कमरा, या क्लास दो बार बुक न हो।

टाइमटेबल के ERP के अंदर होने की वजह, स्प्रेडशीट में होने की बजाय, यह है कि टाइमटेबल बाकी सबको छूता है। GegoK12 में विषय के हिसाब से हाज़िरी उस पीरियड और विषय के अनुसार ट्रैक की जाती है जो जनरेट किए गए टाइमटेबल में तय है, और टाइमटेबल बदलाव रोल-आधारित डैशबोर्ड के ज़रिए शिक्षकों, छात्रों, और पैरेंट तक पहुँचता है, बजाय एक अलग फ़ाइल के जो कुछ ही दिनों में असलियत से अलग हो जाती है। अगर आपके स्कूल की सालाना परेशानी टाइमटेबल है, जिसमें शिक्षक एक टर्म में ज़्यादा बोझ उठाते हैं और दूसरे में खाली रहते हैं, या कमरे हर सोमवार दो बार बुक हो जाते हैं, तो यही टूल पहले जाँचने लायक है, भले ही आप स्कूल का बाकी काम किसी और चीज़ पर चलाते हों।

GegoK12 की लागत पैसा नहीं बल्कि मालिकी है। यह डिप्लॉय, कस्टमाइज़, और बढ़ाने के लिए मुफ्त है, और पूरा प्लेटफ़ॉर्म ओपन सोर्स है, लेकिन आपके स्कूल को फिर भी कोई ऐसा व्यक्ति चाहिए जो इसे इंस्टॉल करे, अपडेट करे, और बैकअप ले। यह Fedena वाला ही सौदा है: मुफ्त सॉफ़्टवेयर, असली ज़िम्मेदारी। अगर वह व्यक्ति आपके पास है, तो टाइमटेबल समस्या के लिए GegoK12 एक बेहतरीन मुफ्त जवाब है। अगर नहीं, तो OROO Campus Free जैसे होस्ट किए गए मुफ्त प्लान को प्राथमिकता दें, जहाँ वेंडर सर्वर संभालता है, और GegoK12 को उस साल के लिए याद रखें जब आप उस व्यक्ति को रखते या प्रशिक्षित करते हैं।

भारत में स्कूल AI का इस्तेमाल: भाषा, भुगतान, और बिना VPN

इस लेख का हर टूल भारत में बिना VPN के काम करने के लिए बना है, क्योंकि उनमें से हर एक भारतीय स्कूलों को बेचा जाने वाला वेब प्लेटफ़ॉर्म या ऐप है, कोई क्षेत्र-सीमित उपभोक्ता प्रोडक्ट नहीं। यही अच्छी खबर है। भारत के कठिन सवाल भाषा, भुगतान, और पैरेंट की पहुँच हैं, और वे तय करते हैं कि टूल आपके स्कूल में काम करेगा या सिर्फ उसके डेमो में।

भाषा पर, दो बातें अलग से जाँचें: शिक्षक जो भाषा देखते हैं, और पैरेंट जो भाषा देखते हैं। ज़्यादातर स्कूल कार्यालयों के लिए अंग्रेज़ी में डैशबोर्ड ठीक है, लेकिन फ़ीस रिमाइंडर या होमवर्क अलर्ट जिसे पैरेंट हिंदी या अपनी राज्य भाषा में पढ़ नहीं सकते, उसे नज़रअंदाज़ कर दिया जाएगा, और नज़रअंदाज़ किया गया फ़ीस रिमाइंडर कोई रिमाइंडर न होने के बराबर है। EdProSys यहाँ आगे है क्योंकि यह WhatsApp-फ़र्स्ट है, और WhatsApp वह जगह है जहाँ पैरेंट पहले से मैसेज पढ़ते हैं, लेकिन फिर भी उस पर निर्भर होने से पहले असली मैसेज टेक्स्ट अपने पैरेंट की भाषा में टेस्ट करना ही होगा। स्कूल सॉफ़्टवेयर के साथ चलने वाले भाषा सीखने के टूल के लिए हमारा भारत में अंग्रेज़ी सीखने के लिए AI टूल वाला गाइड देखें।

भुगतान पर, सवाल कभी सिर्फ यह नहीं होता कि “क्या यह ऑनलाइन फ़ीस लेता है?” इस सूची का हर ERP किसी न किसी रूप में फ़ीस स्ट्रक्चर, रसीद, और ऑनलाइन भुगतान संभालता है। असली सवाल गेटवे दर, उसे कौन सहता है, नकद भुगतान और रियायत कैसे दर्ज होती है, और पैरेंट को भरोसेमंद रसीद कैसे मिलती है, ये हैं। एक स्कूल जो नकद, UPI, और बैंक ट्रांसफ़र से फ़ीस लेता है, उसे तीनों को साफ़ दर्ज करना होगा, छूट और रियायत दिखते हुए, वरना कार्यालय समानांतर रजिस्टर रखेगा और सॉफ़्टवेयर सजावट बन जाएगा। कुछ भी साइन करने से पहले अपनी असली फ़ीस संरचना के साथ फ़ीस डेमो माँगें, जिसमें एक रियायत वाला मामला और एक देर से भुगतान वाला मामला शामिल हो।

पैरेंट की पहुँच पर, मान लें कि पैरेंट का फ़ोन मोबाइल डेटा पर कम कीमत वाला Android फ़ोन है, ब्रॉडबैंड पर लैपटॉप नहीं। यहाँ हर टूल मोबाइल ऐप या मोबाइल वेब देता है, लेकिन पैरेंट की असली यात्रा टेस्ट करें: हाज़िरी अलर्ट मिला, होमवर्क दिखा, फ़ीस भरी, रसीद डाउनलोड हुई, सब एक फ़ोन पर, मोबाइल डेटा पर, बिना स्कूल कार्यालय की मदद के। अगर कोई भी कदम डेस्कटॉप, दूसरा ऐप, या अंग्रेज़ी-ओनली स्क्रीन माँगता है जिसे आपके पैरेंट पढ़ नहीं सकते, तो वह कदम बड़े पैमाने पर विफल होगा। और डेटा पर, लेख की शुरुआत वाला नियम याद रखें: छात्र रिकॉर्ड स्कूल समझौते के तहत हों, एक्सपोर्ट और बैकअप आपके नियंत्रण में हो। मुफ्त टूल के आसपास की व्यापक सुरक्षा आदतों के लिए हमारा भारत में AI प्राइवेसी और सुरक्षा टूल वाला गाइड देखें।

किससे बचें

पहला, फीचर सूची पर कभी न खरीदें। इस सूची का हर ERP हाज़िरी, टाइमटेबल, फ़ीस, और कम्युनिकेशन का दावा करता है, और वे शब्द बहुत अलग असलियत छिपाते हैं। टाइमटेबल जनरेटर टाइमटेबल एडिटर के बराबर नहीं है, फ़ीस मॉड्यूल सही दर वाले गेटवे के बराबर नहीं है, और WhatsApp फीचर उस WhatsApp मैसेज के बराबर नहीं है जो आपके पैरेंट सच में पाते हैं। पैसे देने से पहले या पैरेंट को उस पर ले जाने से पहले अपने स्कूल के असली काम का एक हफ़्ता किसी भी टूल पर टेस्ट करें।

दूसरा, मुफ्त प्लान को अपने लिए वादे न करने दें। कीमतें और सीमाएँ बदलती हैं, और पैसे देने से पहले या पैरेंट या स्टाफ़ को डेडलाइन देने से पहले आधिकारिक कीमत और मदद वाले पेज फिर से जाँचने ही होंगे। OROO Campus Free आज 10,000 छात्रों तक 0 रुपये प्रति महीने के साथ उदार है, लेकिन इसके पेड ऐड-ऑन हेडलाइन में नहीं बताए गए हैं, और EdProSys मुफ्त शुरुआत देता है बिना आगे की कीमत बताए। दोनों में से कोई भी बात आलोचना नहीं है; दोनों लिखित में मौजूदा शर्तें लेने की वजह हैं। यही बात Fedena पर भी लागू होती है, जहाँ मुफ्त वर्शन का सबसे साफ़ बयान 2015 का है और उस पर निर्भर होने से पहले मौजूदा प्रोजेक्ट से सत्यापित करना होगा।

तीसरा, बिना बाहर निकलने की योजना के छात्र डेटा न ले जाएँ। किसी भी टूल के हाज़िरी, फ़ीस, और अंक रखने से पहले तीन बातें पुष्टि करें: डेटा तक कौन पहुँच सकता है, आप इसे किसी काम के फ़ॉर्मेट में कैसे एक्सपोर्ट करते हैं, और बैकअप कैसे काम करता है। अगर वेंडर तीनों का साफ़ जवाब नहीं दे सकता, तो टूल आपके स्कूल के लिए तैयार नहीं है, चाहे उसका डेमो कितना भी अच्छा दिखे। और ग्रेडिंग या फ़ीडबैक के लिए छात्र के नाम, काम, या अंक कभी मुफ्त चैटबॉट में पेस्ट न करें, भले ही वह सुविधाजनक हो, क्योंकि वह डेटा आपके नियंत्रण से बाहर चला जाता है।

चौथा, एक ही काम के लिए दो टूल के पैसे न दें। एक स्कूल जो पूरा ERP खरीदता है और फिर अलग हाज़िरी ऐप, अलग फ़ीस ऐप, और अलग होमवर्क ग्रुप रखता है, वह एक वर्कफ़्लो के लिए तीन बार पैसे दे रहा है और पैरेंट को तीन बार भ्रमित कर रहा है। हर काम के लिए एक रिकॉर्ड सिस्टम चुनें: हाज़िरी के लिए एक जगह, फ़ीस के लिए एक जगह, होमवर्क कम्युनिकेशन के लिए एक जगह। अगर कोई टूल वह जगह नहीं बन सकता, तो वह अतिरिक्त है, सिस्टम नहीं, और अतिरिक्त मुफ्त होने चाहिए वरना उन्हें हटा देना चाहिए।

आखिर में, सिर्फ पेड विकल्पों को पूरी तरह नज़रअंदाज़ न करें, लेकिन उन्हें अपना बजट भी तय न करने दें। MyClassboard, उदाहरण के लिए, एक जाना-पहचाना भारतीय स्कूल ERP है जो खुद को ऑल-इन-वन और किफ़ायती बताता है, जिसमें पढ़ाई, वित्त, ट्रांसपोर्ट, मैसेजिंग, और एडमिशन हैं, लेकिन इस लेख को इसके लिए कोई सार्वजनिक मुफ्त टियर नहीं मिला, इसलिए यह LEAD और Teachmint ERP के साथ कोटेशन वाले ढेर में आता है, मुफ्त वाले ढेर में नहीं। अगर आप पेड सिस्टम की तुलना कर रहे हैं तो इसका कोटेशन लें, और इसकी तुलना ऊपर वाले मुफ्त विकल्पों से लाइन दर लाइन करें, किसी हेडलाइन कीमत से नहीं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

भारत में कौन सा स्कूल प्रबंधन टूल सच में मुफ्त है? इस सूची में सबसे साफ़ मुफ्त पूरा ERP OROO Campus Free है, जो 10,000 छात्रों तक 0 रुपये प्रति महीने बताया गया है। Fedena Open Source और GegoK12 भी मुफ्त हैं, लेकिन आप उन्हें खुद होस्ट और संभालते हैं। Teachmint का टीचर ऐप मुफ्त है जबकि इसका ERP पेड है, और EdProSys मुफ्त शुरुआत देता है बिना पूरी कीमत सूची प्रकाशित किए।

क्या बिना IT व्यक्ति के छोटा स्कूल मुफ्त ERP पर चल सकता है? हाँ, अगर आप खुद इंस्टॉल करने वाले ओपन-सोर्स सॉफ़्टवेयर की बजाय होस्ट किया गया मुफ्त प्लान चुनते हैं। OROO Campus Free और EdProSys की मुफ्त शुरुआत होस्ट की जाती है, इसलिए वेंडर सर्वर चलाता है। Fedena Open Source और GegoK12 को इंस्टॉलेशन, अपडेट, और बैकअप के लिए तकनीकी व्यक्ति चाहिए, इसलिए वे उन स्कूलों के लिए सही हैं जिनके पास वह व्यक्ति पहले से है।

क्या Teachmint स्कूलों से चार्ज करता है, या यह मुफ्त है? दोनों, अलग-अलग प्रोडक्ट के लिए। बुनियादी टीचिंग ऐप मुफ्त रहा है, जबकि पूरा स्कूल ERP टियर वाले प्लान पर स्कूल के हिसाब से बेचा जाता है, जिनकी कीमतें पूरी तरह प्रकाशित नहीं हैं। ERP मुफ्त है यह मानने से पहले पुष्टि करें कि मुफ्त अकाउंट में कौन से मॉड्यूल शामिल हैं।

बिना स्कूल ऐप के पैरेंट को हाज़िरी और फ़ीस अलर्ट कैसे मिलते हैं? व्यवहार में WhatsApp से। EdProSys हाज़िरी अलर्ट, फ़ीस रिमाइंडर, और होमवर्क अपडेट के लिए WhatsApp पैरेंट बॉट के आसपास बना है, और OROO Campus और दूसरे ERP में पैरेंट कम्युनिकेशन मॉड्यूल शामिल हैं। उस पर निर्भर होने से पहले असली मैसेज पैरेंट के फ़ोन पर, उनकी भाषा में, टेस्ट करें।

ERP के लिए पैसे देने से पहले स्कूल को क्या जाँचना चाहिए? लिखित में पाँच बातें: प्रति-छात्र कीमत, शामिल मॉड्यूल, मैसेजिंग खर्च, पेमेंट गेटवे दरें, और डेटा एक्सपोर्ट के साथ बैकअप। फिर एक असली हफ़्ता टेस्ट करें: फ़ोन पर हाज़िरी, रियायत वाले मामले सहित एक फ़ीस चक्र, और पैरेंट तक होमवर्क का एक दौर। अगर इनमें से कोई भी विफल होता है, तो अभी पैसे न दें।

क्या मुफ्त स्कूल ERP पर छात्र डेटा सुरक्षित है? मुफ्त प्लान अपने आप इस सवाल का जवाब नहीं देता। जाँचें कि डेटा तक कौन पहुँच सकता है, क्या एक्सेस रोल-आधारित है, डेटा कैसे स्टोर होता है, और आप इसे कैसे एक्सपोर्ट करते हैं। सिर्फ वही टूल बच्चों के नाम, हाज़िरी, फ़ीस, और अंक रखे जिसे आपके स्कूल ने जाँच लिया हो, और छात्र का काम कभी मुफ्त चैटबॉट में पेस्ट नहीं करना चाहिए।

अगर हमारे स्कूल को ट्रांसपोर्ट या हॉस्टल प्रबंधन भी चाहिए तो क्या होगा? तब मुफ्त टियर शायद काफ़ी नहीं होगा। Fedena में ट्रांसपोर्ट और हॉस्टल पेड Pro प्लगइन हैं, और Teachmint में ट्रांसपोर्ट, हॉस्टल, या एडवांस रिपोर्ट ऊँचे पेड टियर में हो सकते हैं। प्रतिबद्ध होने से पहले उस खास मॉड्यूल का टियर जाँचें, क्योंकि पेड ट्रांसपोर्ट मॉड्यूल वाला मुफ्त कोर आपके स्कूल के लिए पेड सिस्टम है।

अंतिम फैसला, और पैसे देने से पहले की चेकलिस्ट

पूरे ERP के लिए OROO Campus Free से शुरू करें, पढ़ाने के लिए Teachmint मुफ्त रखें। बदलने से पहले फ़ीस और मैसेजिंग चार्ज लिखित में जाँच लें। यही पूरा फ़ैसला एक लाइन में है, और इस लेख में बाकी सब उसके सबूत हैं।

किसी भी टूल पर स्कूल का साल ले जाने से पहले यह चेकलिस्ट चलाएँ। पहला, असली क्लास, असली फ़ीस, और असली पैरेंट के साथ मुफ्त प्लान पर एक असली हफ़्ता चलाएँ। दूसरा, कोटेशन लिखित में लें जिसमें मॉड्यूल, मैसेजिंग खर्च, गेटवे दरें, और कॉन्ट्रैक्ट अवधि अलग लाइनों में हों। तीसरा, डेटा एक्सपोर्ट और बैकअप किसी ऐसे फ़ॉर्मेट में पुष्टि करें जिसे आप सच में इस्तेमाल कर सकें। चौथा, पैरेंट की यात्रा कम कीमत वाले फ़ोन पर मोबाइल डेटा पर, उस भाषा में टेस्ट करें जिसे आपके पैरेंट पढ़ते हैं। पाँचवाँ, पैसे देने से पहले या डेडलाइन देने से पहले आधिकारिक कीमत और मदद वाले पेज फिर से जाँच लें, क्योंकि कीमतें और सीमाएँ बदलती हैं। जो स्कूल ये पाँच काम करता है, वह अच्छा चुनेगा, चाहे वह OROO, EdProSys, Teachmint, Fedena, LEAD, या GegoK12 पर खत्म हो, और जो स्कूल इन्हें छोड़ देता है, वह सिस्टम की बजाय डेमो के पैसे देगा।

इमेज क्रेडिट:

• कक्षा में छात्रों के साथ एक शिक्षक — Pexels, RDNE Stock project की फ़ोटो, Pexels License (मुफ्त इस्तेमाल)।
• कक्षा में हाथ उठाते हुए छात्र — Pexels, Max Fischer की फ़ोटो, Pexels License (मुफ्त इस्तेमाल)।
• स्कूल के गलियारे में साथ चलते हुए छात्र — Pexels, cottonbro studio की फ़ोटो, Pexels License (मुफ्त इस्तेमाल)।